Fframwaith newydd yr UE a ddaeth i rym ar 25 Mai 2018 yw'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (neu'r GDPR). Bydd Deddf Diogelu Data newydd hefyd, sy'n mynd trwy Senedd San Steffan ar hyn o bryd.
Bydd y Ddeddf newydd hon yn ychwanegu at y Rheoliad ac yn rhoi hawliau newydd i unigolion ynghylch eu data personol. Nid ydynt mewn grym ar hyn o bryd felly lluniwyd y dudalen hon i gyflwyno gwybodaeth cyn newid y gyfraith.
Mae rhai adrannau o'r cyngor angen cael eu polisi preifatrwydd penodol oherwydd natur y gwasanaethau maen nhw'n eu cynnig.
Swyddog Diogelu Data
Dan y gyfraith newydd, mae'n rhaid i'r Cyngor benodi Swyddog Diogelu Data sy'n gyfrifol am faterion diogelu data. Gellir cysylltu â'r Swyddog Diogelu Data Cyngor Caerdydd trwy e-bost: [email protected]
Beth yw goblygiadau'r gyfraith newydd o fy rhan i?
Bydd y Rheoliad Deddf Diogelu Data Cyffredinol a'r Ddeddf Diogelu Data newydd yn rhoi gwell hawliau i unigolion dros sut y defnyddia'r Cyngor eu data personol. Gallwch ddysgu am yr hawliau a rydd y Rheoliad ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth. Bydd gennych hawl i wybod sut y proseswyd eich data a gwneud ceisiadau mewn rhai amgylchiadau. Enwir yr amgylchiadau hynny isod.
Pam rydym yn cadw gwybodaeth bersonol?
Er mwyn i ni allu rhoi'r gwasanaethau y mae eu hangen arnoch, casglu'r Dreth Gyngor, rhent, cyfrifo budd-daliadau tai a.y.b. a chynnal cofnod o'r gwasanaethau a roddir. Cewch ragor o wybodaeth yn ein Hysbysiad preifatrwydd.
Oes angen eich cydsyniad ar y Cyngor i ddefnyddio gwybodaeth amdanoch at un o'r dibenion hyn?
Fel arfer, ni fyddwn yn gofyn eich cydsyniad ond os ydym am brosesu data amdanoch at ddibenion ac eithrio'r rhai sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith. Yn achlysurol, bydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hyn heb eich cydsyniad os yw hynny'n rhesymol ac os na fydd yn eich anffafrio; ond hyd yn oed ar yr achlysuron hynny, byddwn yn cymryd camau rhesymol i roi gwybod i chi beth rydym yn ei wneud oblegid y gofyniad am degwch.
Mae ein holl ffurflenni cais a cheisiadau am wybodaeth yn egluro pam y mae arnom angen yr wybodaeth. Maent yn egluro sut ac at ba ddibenion cyfreithiol eraill y gellir defnyddio eich gwybodaeth heb fod angen i chi fynegi cydsyniad. Wrth i'r Cyngor gasglu data personol, dylai ddweud sut y gallai ddefnyddio a chadw'r data hwn. Ymwadiad Prosesu Teg yw hyn. Mewn rhai achosion, efallai y cewch ddewis optio i mewn neu allan o brosesu gwybodaeth y Cyngor at ddibenion eraill, yn yr achosion hyn, bydd yr Ymwadiad Prosesu Teg yn egluro hynny.
Beth yw eich hawliau?
Mae'r RhDDC yn rhoi'r hawliau canlynol i unigolion:
- Yr hawl i gael gwybod
- Yr hawl i gael mynediad
- Yr hawl i gael cywiriad
- Yr hawl i ddileu
- Yr hawl i gyfyngu ar brosesu
- Yr hawl i hygludedd data
- Yr hawl i wrthwynebu
- Hawliau o ran gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio.
Yr hawl i gael gwybodaeth/mynediad
Dan y gyfraith newydd, fel y mae'r sefyllfa nawr, caiff unrhyw un wneud cais ysgrifenedig i'r cyngor i weld yr wybodaeth sydd gennym amdano. Wrth ofyn am gael gweld eich cofnod:
- Ceisiwch gynnwys cymaint o fanylion â phosibl ynghylch yr wybodaeth y mae arnoch ei hangen.
- Rhowch wybod i ni pa wasanaeth(au) rydych yn ei dderbyn/eu derbyn ac unrhyw wybodaeth arall (e.e. rhent neu rif y dreth gyngor).
- Bydd hyn yn ein helpu i fod yn fwy effeithlon wrth ddod o hyd i'ch gwybodaeth.
Oes tâl am gael mynediad at fy ngwybodaeth?
Pan ddaw'r gyfraith newydd i rym, ni fydd ffi.
Faint o amser a gymerith fy nghais?
Wedi i ni dderbyn cais dilys, bydd gennym fis i gyflwyno'r wybodaeth y gofynnwyd amdani a gallwn estyn y cyfnod hwn mewn rhai amgylchiadau. Dan y Rheoliad cawn dynnu (golygu) gwybodaeth fel y cawn nawr, er enghraifft cyngor cyfreithiol neu wybodaeth am bobl eraill.
Sut mae gwneud cais am gael gweld fy ngwybodaeth?
Gallwch ofyn am eich gwybodaeth ar-lein. Gallwch hefyd ofyn am eich gwybodaeth drwy gwblhau'r ffurflen berthnasol a'i hanfon drwy'r post i: Y Swyddog Diogelu Data Llywodraethu Gwybodaeth Neuadd y Sir Glanfa'r Iwerydd Caerdydd CF10 4UW
- Ffurflen Gydsyniad - Ceisiadau Hawliau Unigol (PDF, 337 KB)
- Gwrthrych y Data - Ffurflen Gais Hawliau Unigolion (PDF, 361 KB)
- Cyfrifoldeb Rhiant - Ffurflen Gais Hawliau Unigolion (PDF, 846 B)
- Trydydd Parti - Ffurflen Gais Hawliau Unigolion (PDF, 369 KB)
- Ffurflen Gais Hawliau Unigolion Plant (PDF, 345 KB)
Os ewch i unrhyw un o swyddfeydd y Cyngor, cewch gopi o 'Ffurflen Hawliau'r Unigolyn'. Cewch gymorth i lenwi'r ffurflen os oes angen.
Anfonir y ffurflen gais atoch os nad ydych wedi rhoi digon o fanylion i'r Cyngor, a gofynnwn i chi ei chwblhau er mwyn i ni ganfod ym mhle rydym yn cadw eich gwybodaeth.
Sut y gwyddom mai chi yw'r person y cyfeirir ato yn y Cais?
Cyn y gellir rhyddhau unrhyw wybodaeth, bydd angen prawf adnabod y person, felly bydd angen i chi gyflwyno'r canlynol i ni:
- Copi clir o'ch datganiad banc diwethaf neu fil trydan/nwy/dŵr (nad yw'n hŷn na thri mis), a
- Chopi clir o ddogfen adnabod ddilys â llun (h.y. Pasbort, Trwydded Yrru).
All rhywun arall wneud cais am wybodaeth ar fy rhan?
Petai'n well gennych fod rhywun arall yn gweithredu ar eich rhan, gallwn brosesu'r cais hwnnw.
Cwblhewch y Ffurflen Trydydd Person - Hawliau'r Unigolyn
Os oes gennych awdurdod cyfreithiol megis Atwrneiaeth, bydd angen tystiolaeth o'r awdurdod hwn arnom cyn y gallwn drafod cais.
Fodd bynnag, os ydych yn gyfreithiwr/cwmni yswiriant sy'n gweithredu ar ran cleient, cwblhewch y Ffurflen Trydydd Person - Hawliau'r Unigolyn a dilyn y cyfarwyddiadau a nodir arni.
Pa wybodaeth a dderbyniwch?
Ac eithrio mewn achoson sy'n caniatáu i ni eu gwrthod, derbyniwch yr holl wybodaeth sydd gan y Cyngor yn ei gofnodion cyfrifiadurol a phapur rydych yn gwneud cais ar ei chyfer. Rhown ddisgrifiad i chi o'r rhesymau rydym yn prosesu eich data yn ogystal â rhestr o bobl eraill rydym yn ei datgelu iddynt a gwybodaeth am ffynonellau.
Pa wybodaeth y gellir ei gwrthod?
Mewn rhai amgylchiadau prin iawn, mae'n bosibl na fydd y Cyngor yn gallu cydymffurfio â'ch cais oherwydd eithriadau yn y ddeddf. Os yw hyn yn wir, byddwch yn cael eglurhad llawn. Cofiwch ei bod yn bosibl ein bod yn dal rhai mathau o wybodaeth amdanoch, sydd o bosibl yn datgelu pwy ydych chi, nad yw'r ddeddf yn berthnasol iddynt. Er enghraifft, os ydych yn cyflwyno gwrthwynebiad i gais cynllunio, er y bydd gennym eich enw a chyfeiriad ar y gwrthwynebiad, ni ystyrir hwn yn 'ddata personol' o angenrheidrwydd oherwydd mai'r cais cynllunio yw'r testun ac nid chi. Er bod gennych hawl i weld yr holl ddata personol rydym yn ei gadw amdanoch, mae rhai eithriadau. Yn benodol, gellir gwrthod cyflwyno data personol yn yr amgylchiadau canlynol:
- Os gall hynny effeithio'n negyddol ar atal neu ganfod trosedd, erlyn neu ddal troseddwyr neu asesu neu gasglu unrhyw dreth neu ddyletswydd i gyflwyno copi.
- Os gallai'r data ddatgelu pobl eraill nad ydynt wedi cydsynio i ddatgelu eu data ac os yw'n ymddangos y byddai'n anghywir ei ddatgelu, yn gyffredinol.
- Os gallai datgelu'r data achosi niwed neu boen meddwl i chi neu i berson arall.
- Os yw'r data'n cynnwys gwybodaeth sydd rhwng cleient a chyngorydd cyfreithiol (braint y proffesiwn cyfreithiol).
Sut y derbyniwch yr wybodaeth?
Cewch gopi i'w gadw ac i wirio a yw'r wybodaeth yn gywir. Bydd hyn naill ai'n daflen wedi ei hargraffu neu'n llungopi o'ch cofnodion papur.
Beth yw hawl cywiro a beth y dylech ei wneud os yw eich gwybodaeth yn anghywir?
Wedi 25 Mai 2018, bydd gennych hawl i newid data anghywir. Gallwch wneud hyn trwy'r un dull â gwneud cais am weld data, trwy gwblhau a chyflwyno ffurflen ar-lein neu os yw'n well gennych, trwy argraffu'r ffurflen berthnasol a'i hanfon trwy'r post i:
Y Swyddog Diogelu Data
Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW
Os nad yw'r Cyngor yn cytuno bod yr wybodaeth yn anghywir, gallwch ofyn i ni nodi ar eich cofnodion eich bod yn anghytuno. Gallwch hefyd wneud apêl gerbron y Comisiynydd Gwybodaeth neu'r Llysoedd os nad yw'r Cyngor yn cywiro'r wybodaeth.
Sut mae arfer fy Hawl Unigolyn i gywiro / dileu / gwrthwynebu neu atal prosesu fy Nata Personol?
Os ydym yn dibynnu ar gydsyniad er mwyn prosesu eich data, gallwch wneud cais am gael diddymu cydsyniad / gwrthwynebu rhai elfennu o'r prosesu. Nid yw'r cyngor yn dibynnu ar eich cydsyniad yn rhan fwyaf yr achosion oherwydd bod gofynion cyfreithiol arno i wneud rhai tasgau. Er enghraifft, prosesu ceisiadau cynllunio, casglu taliadau treth gyngor a thasgau gwaith cymdeithasol sydd ar sail gofynion cyfreithiol ac nid cydsyniad.
Os ydym yn dibynnu ar eich cydsyniad fel sail gyfreithiol i brosesu eich data bersonol, mae gennych hawl i'w ddiddymu a gofyn am i ni ddileu eich data. Fel yr eglurwyd uchod, ni fyddwn yn dibynnu ar gydsyniad yn rhan fwyaf yr achosion.
Wedi 25 Mai 2018, bydd gennych hawl i wneud y canlynol:
- Gwneud newidiadau i ddata anghywir.
- Dileu Data Personol rydych yn ei ystyried yn ddiangen.
- Cyfyngu ar Brosesu Data Personol.
- Gwrthwynebu prosesu eich Data.
- Gallwch wneud hyn trwy'r un dull â gwneud cais am weld data, trwy gwblhau a chyflwyno'r ffurflen berthnasol a'i hanfon trwy'r post i:
Y Swyddog Diogelu Data
Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW
- Ffurflen Gydsyniad - Ceisiadau Hawliau Unigol (PDF, 337 KB)
- Gwrthrych y Data - Ffurflen Gais Hawliau Unigolion (PDF, 361 KB)
- Cyfrifoldeb Rhiant - Ffurflen Gais Hawliau Unigolion (PDF, 846 B)
- Trydydd Parti - Ffurflen Gais Hawliau Unigolion (PDF, 369 KB)
- Ffurflen Gais Hawliau Unigolion Plant (PDF, 345 KB)
Sut mae gwneud cais am gael datgeliad ffilm Camerâu Cylch Cyfyng?
Os hoffech wneud cais am gael weld ffilm Camerâu Cylch Cyfyng, bydd angen i chi gwblhau'r ffurflen Gais am weld Ffilm Camerâu Cylch Cyfyng.
Rhoddir gwybodaeth i chi yn ôl disgresiwn Cyngor Dinas Caerdydd yn unol â'r gofynion statudol sydd arnom dan y Ddeddf Diogelu Data.
Ydy'r Cyngor yn cynnig cymorth i ddeall/derbyn gwybodaeth am fy hawliau?
Ydy. Os oes arnoch angen cymorth â'r wybodaeth a roddir neu â'r ffurflen gais, rhowch wybod i ni a chewch gymorth gan rywun.
Mae gwasanaeth cyfieithu ar gael hefyd.
Sut mae Gwneud Penderfyniadau'n Awtomataidd a Hygludedd Data yn effeithio arnaf?
Wedi 25 Mai 2018, os ydym yn prosesu eich data personol ar sail penderfyniadau awtomataidd, bydd hyn yn effeithio arnoch yn gyfreithlon neu mewn modd sydd yr un mor sylweddol.
Bydd modd i chi wneud cais ysgrifenedig yn gofyn am eglurhad am y penderfyniad a wnaed a gallwch herio canlyniad y penderfyniad. Nid yw Cyngor Caerdydd yn gwneud penderfyniadau awtomataidd nac yn proffilio mewn modd fel a ddiffinnir yma.
Sut gallwch atal y Cyngor rhag defnyddio gwybodaeth amdanoch i Farchnata'n Uniongyrchol neu ei atal rhag defnyddio'r wybodaeth at ddiben a allai beri difrod neu boen meddwl i chi?
Mae'n rhaid i'r Cyngor sicrhau ei fod yn cydymffurfio â'r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig 2003. Dylech ysgrifennu ato yn ofyn iddo beidio â phrosesu eich gwybodaeth at ddibenion marchnata uniongyrchol.
